Het is tegenwoordig belangrijker dan ooit om bestanden veilig te versturen naar de ontvanger. Het maakt in zo’n geval niet uit of je een bestand met gevoelige gegevens verstuurt of een video waarvan je zeker wilt weten dat alleen de juiste persoon het te zien krijgt. Zeker voor bedrijven is veilig bestanden versturen in 2022 een echte must. Zomaar een bestand mailen is niet meer van deze tijd. Gelukkig zijn er meerdere veilige alternatieven.

Een wachtwoord op jouw bestand

Als je een bestand onbeveiligd verstuurt, bijvoorbeeld een Word-document, dan kan iedereen die het bestand krijgt dit zonder moeite openen. Dit kan problemen opleveren, vooral als je bedenkt dat e-mails regelmatig zomaar worden doorgestuurd en de bijlages er dan gewoon bijzitten. Het toevoegen van extra beveiliging door middel van een wachtwoord is in deze gevallen mogelijk. Bij veelgebruikte bestandtypes is het vaak mogelijk om een wachtwoord toe te voegen aan het bestand. Als de ontvanger het bestand wil openen, krijgt hij een invulveld te zien waar een wachtwoord ingevuld moet worden. Zorg wel altijd dat je het wachtwoord in een apart bericht toestuurt, zodat alleen de persoon waarvan jij wil toegang heeft tot het bestand. Je wil uiteraard niet dat het wachtwoord in jouw originele mail te lezen is, zodat alsnog iedereen erbij kan.

Deel bestanden via online werkomgevingen

Verstuur jij een bestand binnen jouw organisatie? Dan is het in veel gevallen mogelijk het bestand te uploaden in een online werkomgeving, zoals een intranet. Ook dit kan een veilige manier zijn om gevoelige bestanden bij jouw ontvanger te krijgen. Het bestand of document hoeft op die manier niet via een externe (mail)server te gaan en vaak is precies in te stellen wie een bepaald bestand mag downloaden. Wel zo handig. Een nadeel hiervan is dat dit alleen werkt als je binnen jouw organisatie bestanden veilig wil verzenden. Als je veilig bestanden wil verzenden naar een andere organisatie, dan is dit vaak geen optie.

Gebruik een beveiligde verzendservice

Online zijn er veel tools beschikbaar die u ondersteunen en zorgen dat u veilig bestanden versturen. Denk dan bijvoorbeeld aan websites als Secudoc. Het voordeel van dergelijke websites is dat je de bestanden kunt uploaden en de website een beveiligde link naar de ontvanger stuurt en scant naar virussen. Vaak is er ook nog de mogelijkheid om deze link met een wachtwoord te beschermen of het bestand terug te trekken als dit toch bij de verkeerde persoon is aangekomen. Dit zorgt er niet alleen voor dat de bestanden via een beveiligde server op hun locatie belanden, maar ook dat alleen de persoon waarvan jij dat wil toegang heeft tot jouw bestand. Met een professionele verzendservice heb jij namelijk precies inzicht in wie jouw bestand opent en wanneer dat is gebeurd. Deze optie geeft in de meeste gevallen dan ook de beste bescherming. Sleutelwoorden op verschillende manieren in de tekst verwerkt: Veilig bestanden versturen Veilig bestanden versturen Veilig bestanden versturen